Dokumentasjon på iverksatte tiltak og evaluering av disse på individnivå fremkommer i det enkelte barn eller unges mappe og journal.
De ulike tjenestene har egne fagsystemer der det som er journalpliktig for egen enhet dokumenteres. Eksempler på dette er :
- Mappe
- Visma Flyt Samspill IOP, IP og stafettlogg
- Visma Min Skole
Tverrfaglige systemer
For å sikre sammenhengende innsats på tvers av tjenester, og for at barn/unge/familie skal opplever få hjelp som henger sammen og er koordinert har kommunen digitale journalsystemer som benyttes på tvers.
Alle tjenester som er involvert i oppfølging av det enkelte barn eller ungdom der vedkommende har Stafettlogg etter BTI-veilederen eller Individuell Plan som følge av behov for sammensatte og koordinerte tjenester benytter en felles digitalt plattform i Flyt Samspill. Avhengig av system har vedkommende en Stafettholder eller koordinator som har hovedansvar for at tjenestene jobber godt sammen, men alle involverte har et selvstendig ansvar for å oppdatere og bruker Stafettloggen/IP en aktivt.
Informasjon og retningslinje om bruk av Flyt Samspill:
Evaluering av kommunens arbeid med målgruppen
For at samhandlingsmodellen som er utarbeidet for at utsatte barn og unge skal få riktig hjelp til riktig tid skal være et nyttig verktøy i kommunens arbeid er det nødvendig med jevnlig evaluering og justering. På individnivå skal samhandlingsmodellen evalueres årlig med informasjon og innspill fra arbeidsgruppen for implementering av BTI. Her deltar prosjektleder, rektor, styrere i kommunes tre barnehager, ledende helsesykepleier, fagansvarlig psykisk helsetjeneste, nestleder interkommunal barneverntjeneste og ansattes representant ved Utdanningsforbundet. Arbeidsgruppen treffes hver måned og jobber med justeringer og tilpassing av BTI handlingsveileder, samt systemer for kvalitetssikring av oppfølging av målgruppen.